Offsite da Liderança de Design. Você sabe o que é?

Olá ???? 

Sou o Victor Zanini, Head de Design aqui no iFood, e estou escrevendo minha primeira publicação no blog.  

Recentemente, realizamos nosso primeiro offsite com alguns líderes de Design do iFood e, neste artigo, vou contar como organizei esta reunião e como ela pode auxiliar na construção de elos de confiança com o time. 

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O que é um offsite e para que serve 

O termo “offsite” é um nome bonito para uma reunião e/ou evento realizado fora do local comum de trabalho. 

Se estivéssemos no escritório, o offsite poderia ter sido feito em um hotel, resort ou qualquer local que tirasse as pessoas do “comum” do dia a dia. Porém, como estamos trabalhando de casa, o desafio de organizar o offsite foi ainda maior, pois não pudemos sair de casa para a nossa reunião. 

Mas, antes de falar sobre isso, é importante você saber que, além do nome bonito, o offsite é uma grande oportunidade de juntar o time para discutir temas comuns, estimular a integração e derrubar barreiras que possam existir entre as pessoas do time. 

Como organizamos o nosso

Aqui no iFood, nosso time é dividido por BUs (ou seja, business units ou unidades de negócio) e cada BU tem uma liderança de Design específica. Por isso, nem todas as lideranças de Design participaram deste offsite, somente aquelas lideradas por mim e que fazem parte da unidade pela qual sou responsável.

Objetivo 

Para que o offsite aconteça com sucesso, a primeira etapa é definir o seu objetivo. Você pode reunir o time com muitos propósitos, mas, quando tiramos alguns dias de trabalho para colocar todas as pessoas na mesma sala, elas precisam saber para que estão lá e como irão ajudar. 

Boa parte do meu time é novo na empresa e pouquíssimas pessoas se conheciam antes de trabalhar aqui. Assim, meu maior objetivo era aproximá-las para criarmos uma conexão maior e passarmos pelos desafios diários com mais união. 

Sendo assim, o objetivo geral ficou definido como: “Fortalecer os elos no time de Design, revisitar alguns conceitos e planejar as ações para o primeiro semestre de 2022“. 

Preparação do offsite  

Com o objetivo claro, comecei os preparativos para a reunião, partindo para a definição do local. Reunir todas as pessoas presencialmente seria uma grande oportunidade para nos conhecermos pessoalmente e os ganhos de proximidade com certeza seriam maiores. 

No entanto, os riscos por conta da pandemia poderiam prejudicar toda a experiência. Por isso, decidi que faria o encontro remotamente, mas pensaria em algo diferente para que todos pudessem “sair” do local de trabalho e ter dois dias diferentes e especiais. 
Mais importante do que as definições destes dois dias de trabalho, queria que todos estivessem conectados,como se estivéssemos presencialmente juntos, e que, mesmo estando em casa, ainda pudéssemos fazer algo diferenciado. Foi assim que pensei em fazer uma “caixa misteriosa” e enviar para a casa de cada líder.

Com essa caixa, poderíamos estar mais unidos, conectados e realizar atividades juntos. Com essa caixa, eu poderia mostrar a minha preocupação com o time e enviar um “abraço” pelo correio. Com essa caixa, conseguiríamos fazer algo diferente.

Os itens escolhidos são bastante pessoais e têm muita relação com o meu estilo de gestão e com o que eu acredito. Por isso, não vou dizer o que estava lá dentro, mas saiba que tudo estava relacionado com as atividades que desenvolvemos e as pessoas conseguiram sentir a minha energia preparando e enviando essa surpresa. 

Dica: se você estiver organizando algo para o time, pense em como transmitir seu estilo de gestão pelos itens da caixa. Qual história você quer construir com o seu time e quais elementos podem te ajudar? Você não precisa saber da minha caixa, você precisa construir a sua! 

Como foram os dias de reunião  

Nosso offsite foi dividido em dois dias inteiros – quinta e sexta. Para cada período do dia, preparei uma atividade relacionada ao objetivo do evento. 

Além disso, também criei uma “carta de compromisso“, onde escrevemos nossos aprendizados ao longo do evento. No final de tudo, todos “assinamos” o documento, nos comprometendo com o que definimos em conjunto. 
Saúde mental é algo que falamos com frequência no iFood, afinal, vivemos em um ambiente complexo, com constantes mudanças e adaptações. Por isso, preparei diversas atividades que abordassem este tema e preparassem o time para o dia a dia.

Quinta-feira

Nosso primeiro dia de offsite iniciou na quinta-feira de manhã com uma meditação guiada por mim. Meditação é algo que faço todos os dias e queria passar essa prática para as pessoas que trabalham comigo, então, com meu lakota, conduzi uma fala focada na respiração e no foco. 

A prática de meditação esteve presente no offsite inteiro. Ao longo dos dois dias, fizemos em média 60 minutos de prática e isto nos ajudou a respirar, pensar, focar e ficar conectados enquanto praticávamos juntos.

Depois da prática de meditação, fizemos atividades de aproximação entre o time, como dinâmicas de autoconhecimento, confiança e um jogo para melhorarmos a nossa comunicação. 

Como comentei antes, temos várias pessoas recém-chegadas na empresa, então aproveitamos a oportunidade para que todos pudessem se apresentar. Mas, ao invés de só falarem seu nome e de onde vêm, cada pessoa teve que responder: 

• “O que você ensinaria para as pessoas que estão aqui hoje?”

Foi incrível ver as respostas que saíram. Uma pergunta super simples que é capaz de trazer detalhes mais pessoais das pessoas. 

Após a apresentação, passamos para uma dinâmica que eu não sabia se funcionaria no ambiente remoto, mas como tinha muita relação com o que estávamos construindo, entendi que valeria tentar. Assim, pedi que todas as pessoas falassem, uma por vez, a seguinte frase, repetindo-a para cada líder presente: 

• “Eu aceito servir você e aceito ser servido(a)”

Presencialmente, as pessoas olham nos olhos umas das outras e é super importante para aumentar a confiança no time, sem falar na oportunidade para discutir sobre o que é servir e o que é ser servido. Mesmo fazendo a dinâmica por vídeo, o peso da frase acabou trazendo as discussões que precisávamos fazer. 

Isto deu abertura para nossa próxima atividade, um jogo super desafiador que se  correlaciona com o nosso dia a dia: o “escape room“. O desafio era, em 60 minutos, encontrar a senha para que uma bomba não explodisse. Cada participante tinha um pedaço da história e uma dica de como desarmá-la.

Com este jogo, pudemos discutir a importância da comunicação, a confiança e como trabalhamos sob pressão. Muito sugestivo com o nosso dia a dia. 

Ao final, pudemos adicionar mais itens na nossa carta de compromisso, já que tiramos diversos aprendizados do jogo. 

Na parte da tarde, além de outras meditações, nos concentramos no nosso time, nos indagando: quais problemas existem? O que está funcionando?  O que ainda não fazemos e precisamos começar? 

 Eu escrevi sobre essa dinâmica de “por onde começar” no meu livro e é uma atividade que gosto de fazer para levantar um backlog de oportunidades dentro do time.  A atividade aconteceu dentro do FigJam e, ao final dela, saímos com uma lista priorizada entre esforço e impacto. 

Sexta-feira

Na parte da manhã, iniciamos novamente o dia tomando café juntos e fazendo uma meditação para honrar o sol.  Depois, passamos para uma atividade de “quebra-gelo”, recuperando nosso objetivo: aproximar o time e criar conexões. 

Aproveitei então para fazer uma dinâmica bem famosa (e que também é super simples):  “2 verdades e 1 mentira”. Como resultado, tivemos histórias e curiosidades interessantes sobre o time – que nunca teríamos descoberto no dia a dia de trabalho. Foi bem divertido!

Em seguida, passamos para uma atividade de time: definir um processo de Design que funcione para a complexidade de gestão dos nossos produtos. 

Eu acredito muito que um processo bem definido e bem claro, além de melhorar a qualidade das entregas, funciona como um guia para as pessoas designers atuarem no dia a dia. Trazer essa discussão para o grupo foi importante para ouvir os diversos pontos de vista e, principalmente, entender os contextos em que o processo iria rodar. 

Aqui, utilizamos o Figma para estruturar os desenhos e começar um processo de teste antes de implementarmos os controles pelo Jira.

Já na parte da tarde, partimos para as últimas atividades. A primeira foi uma “tradução” visual do nosso mapa de habilidades. Para guiar as pessoas designers na sua jornada aqui do iFood, temos um grande mapa de habilidades dividido entre níveis e expectativas. Nossa intenção era traduzi-lo em um formato visual e, para isso, trouxemos os principais atributos para o Figma e o desenhamos. 

A última atividade, como você já pode imaginar, foi uma meditação de agradecimento. Agradecemos pelos dias que passamos e pelas oportunidades que temos. Foram dois dias intensos, de muito trabalho e que mereciam terminar com um agradecimento ????

Além das atividades

Como comentei no início do artigo, o objetivo do nosso offsite era fortalecer os elos entre o time. As atividades foram pensadas com este propósito e tudo o que fizemos nos deixou conectados e próximos. 

Tivemos uma oportunidade grande de nos conhecermos melhor e assumir compromissos enquanto time. Tenho certeza que estes dois dias mudaram a forma como o time atua e irá refletir no papel da liderança de Design. Ou seja, todos saíram ganhando. 

E você, já realizou algum offsite com o seu time? Deixa nos comentários, vou adorar saber o que você já fez.

Até a próxima!  =) 

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